Zgoda na przynależność dziecka do ZHP


Część A.

Ja niżej podpisany oświadczam, że wyrażam zgodę na przynależność mojego dziecka do Związku Harcerstwa Polskiego i uczestnictwa w zbiórkach i zajęciach programowych gromady/drużyny określonej poniżej.

Moje dane (rodzica)
Dowód osobisty Paszport Karta pobytu
Dane jednostek
Zwróć uwagę czy wybrano odpowiednią Chorągiew.
Zwróć uwagę czy wprowadzony adres jest poprawny, np. nie zawiera literówek.

Część B.

Jednocześnie przekazuję dane dziecka, niezbędne do rejestracji w systemie Ewidencja ZHP oraz dane kontaktowe rodzica:

Metryczka dziecka
PESEL Paszport Karta pobytu
Adres zamieszkania
Dane kontaktowe rodzica

Część C.

  1. Wyrażam zgodę na uczestnictwo dziecka w charakterystycznych dla harcerstwa sposobach działania, w tym pracę systemem małych grup bez bezpośredniego nadzoru pełnoletnich instruktorów.
  2. Jestem świadoma/świadomy, że warunkiem członkostwa w ZHP jest terminowe opłacanie podstawowej składki członkowskiej ZHP określonej szczegółowo w odrębnych przepisach.

Część D.

Możesz w dowolnym momencie wycofać wyrażoną zgodę, kontaktując się w tym celu ze Związkiem Harcerstwa Polskiego albo bezpośrednio z wyznaczonym przez Związek Harcerstwa Polskiego inspektorem ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Zgoda na wykorzystanie danych osobowych

Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego danych osobowych mojego dziecka obejmujących jego wizerunek w celu prowadzenia działalności edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej. Wykorzystanie danych osobowych dziecka, na które wyrażam zgodę, obejmuje rozpowszechnianie jego wizerunku utrwalonego na obrazach, w tym obrazach ruchomych, wykonanych w czasie i w związku z jego udziałem w życiu harcerskim, w następujący sposób:

  • zwielokrotnianie egzemplarzy utrwalenia wizerunku dowolną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną oraz techniką cyfrową;
  • nieodpłatne wprowadzenie do obrotu egzemplarzy utrwalenia wizerunku;
  • publiczne udostępnienie utrwalenia wizerunku w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności na stronach internetowych, na portalach społecznościowych, w aplikacjach mobilnych;
  • rozpowszechnianie utrwalenia wizerunku z wykorzystaniem poczty elektronicznej;
  • publiczne wyświetlenie i odtworzenie utrwalenia wizerunku albo wystawienie egzemplarzy utrwalenia wizerunku na widok publiczny.

Część E.

Drogi rodzicu/opiekunie
W związku z przystąpieniem Twojego dziecka do Związku Harcerstwa Polskiego będziemy wykorzystywać jego dane osobowe – zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w toku jego udziału w różnych formach pracy harcerskiej.
Podanie danych wskazanych w niniejszym formularzu, obejmujących imię i nazwisko oraz adres miejsca zamieszkania dziecka, nie jest wymogiem ustawowym, jednakże jest warunkiem nabycia członkostwa dziecka w ZHP.
Kto jest kim?
Poniżej znajdziesz informacje opisujące sposób, w jaki wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka, przy czym cele wykorzystania danych osobowych zostały opisane skrótowo. Pełny opis celów wykorzystania danych osobowych jest zawarty w załączniku do niniejszej klauzuli .
Współadministratorami Twoich danych osobowych, czyli podmiotami odpowiedzialnymi za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, są:
  • Związek Harcerstwa Polskiego, stowarzyszenie z siedzibą w Warszawie (zwane dalej "ZHP"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka (zwana dalej "Chorągwią Białostocką"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Dolnośląska (zwana dalej "Chorągwią Dolnośląską"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Gdańska (zwana dalej "Chorągwią Gdańską"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Kielecka (zwana dalej "Chorągwią Kielecką"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Krakowska (zwana dalej "Chorągwią Krakowską"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Kujawsko-Pomorska (zwana dalej "Chorągwią Kujawsko-Pomorską"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Lubelska (zwana dalej "Chorągwią Lubelską"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Łódzka (zwana dalej "Chorągwią Łódzką"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Mazowiecka (zwana dalej "Chorągwią Mazowiecką"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Opolska (zwana dalej "Chorągwią Opolską"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Podkarpacka (zwana dalej "Chorągwią Podkarpacką"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Stołeczna(zwana dalej "Chorągwią Stołeczną"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska (zwana dalej "Chorągwią Śląską"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Warmińsko-Mazurska (zwana dalej "Chorągwią Warmińsko-Mazurską"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Wielkopolska(zwana dalej "Chorągwią Wielkopolską"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Zachodniopomorska (zwana dalej "Chorągwią Zachodniopomorską"),
  • Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Ziemi Lubuskiej (zwana dalej "Chorągwią Ziemi Lubuskiej"),
Zakres odpowiedzialności ZHP oraz Chorągwi jest różny, co opisujemy w załączniku do niniejszej klauzuli.
Jak się z nami skontaktować?
Możesz kontaktować się z nami we wszystkich sprawach związanych z wykorzystaniem Twoich danych osobowych:

Nazwa współadministratora

Adres

Kontakt do współadministratora

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych

Związek Harcerstwa Polskiego

Ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa

Tel. +48 22 339 0645

Fax: +48 22 339 0606 

e-mail: sekretariat@zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Białostocka

Ul. Pałacowa 3/1, 15-042 Białystok

Tel. +48 85 732 39 00

e-mail: biuro@bialostocka.zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego  Dolnośląska

Ul. Nowa 6,       50-082 Wrocław

Tel. +48 71 343 86 66

Fax: +48 71 736 01 09

e-mail: dolnoslaska@zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Gdańska

Ul. Za Murami 2-10,

80-823 Gdańsk

Tel. +48 58 301 13 27

Fax: +48 58 301 49 36

e-mail: sekretariat@gdanska.zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Kielecka

Ul. Pańska 1a,    25-811 Kielce

Tel. +48 41 344 65 55

Fax: +48 41 344 65 55

e-mail: kielecka@zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Krakowska

Ul. Karmelicka 31, 30-345 Kraków

Tel. +48 12 633 33 57

Fax: +48 12 634 44 40

e-mail: rodo@krakowska.zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Kujawsko-Pomorska

Ul. Dworcowa 56, 85-010 Bydgoszcz

Tel. +48 52 322 20 68

Fax: +48 52 322 20 68

e-mail: sekretariat@kp.zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Lubelska

Ul. Żołnierzy Niepodległej 7, 20-078 Lublin

Tel. +48 81 532 56 26

Fax: +48 81 532 56 26

e-mail: biuro@lubelska.zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Łódzka

Ul. Stefanowskiego 19, 90-537 Łódź

Tel. +48 42 636 32 62

Fax: +48 42 636 83 03 15

e-mail: lodzka@zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Mazowiecka

Ul. Krótka 3a,   09-402 Płock

Tel. +48 24 262 92 13

Fax: +48 24 264 03 15

e-mail: biuro@mazowiecka.zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Opolska

Ul. Armii Krajowej 10/12,

45-371 Opole

Tel. +48 77 453 57 09

Fax: +48 453 95 86

e-mail: opolska@zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Podkarpacka

Ul. Hetmańska 9, 35-045 Rzeszów

Tel. +48 17 853 67 31

Fax: +48 17 853 44 62

e-mail: podkarpacka@zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Stołeczna

Ul. Piaskowa 4, 01-067 Warszawa

Tel. +48 533 318 712

Fax: +48 22 621 65 14

e-mail: choragiew@stoleczna.zhp.pl

Tel. +48 533 318 712

 

e-mail: rodo@stoleczna.zhp.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Śląska

Ul. Korfantego 8, 40-004 Katowice

Tel. +48 32 258 89 97

Fax: +48 32 259 91 10

e-mail: biuro@slaska.zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Warmińsko Mazurska

Ul. Kopernika 45, 10-512 Olsztyn

Tel. +48  89 527 78 50

Fax: +48 89 527 52 92

e-mail: warminskomazurska@zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Wielkopolska

Ul. Św. Marcin 80/82,

61-809 Poznań

Tel. +48 61 852 48 74

Fax: +48  61 852 92 32

e-mail: biuro@zhp.wlkp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Zachodniopomorska

Ul. Ogińskiego 15, 71-431 Szczecin

Tel. +48  91 422 44 74

Fax: +48 91 422 44 72

e-mail: biuro@zachpom.zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Ziemi Lubuskiej

Ul. Bohaterów Westerplatte 27, 65-034 Zielona Góra

Tel. +48 68 325 30 79

Fax: +48 68 325 30 79

e-mail: biuro@lubuska.zhp.pl

Tel. +48 888 942 222

e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl


Po co nam Twoje dane osobowe?
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. Twoje imię, nazwisko, adres do korespondencji i kontaktu oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa Twojemu dziecku.
Po co nam dane osobowe Twojego dziecka?
Dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli:
  • przyjąć je w poczet członków ZHP i nadać Ci przydział służbowy;
  • zapewnić mu warunki do korzystania z podstawowych praw członkowskich, w tym prawa do uczestnictwa w życiu harcerstwa;
  • zapewnić mu warunki do pełnienia funkcji instruktorskich;
  • egzekwować ciążące na nim podstawowe obowiązki członkowskie, w tym obowiązek opłacania składek;
  • prowadzić Ewidencję ZHP stanowiącą scentralizowaną, elektroniczną bazę danych o członkach ZHP;
  • wystawić dokument potwierdzający jego członkostwo w ZHP, np. legitymację zucha, książeczkę harcerską lub książeczkę instruktorską;
  • zapewnić mu warunki do zdobywania sprawności harcerskich;
  • zapewnić mu warunki do odbywania prób i zdobywania stopni harcerskich i instruktorskich;
  • reagować na przypadki naruszenia przez nie obowiązków członkowskich, w tym wszcząć i prowadzić postępowania przed sądami harcerskimi, a nawet stosować kary organizacyjne przewidziane w Statucie;
  • prowadzić rachunkowość w związku z opłacaniem składek;
  • zaliczyć odbytą przez nie w ubiegłym roku służbę instruktorską;
  • przyznać mu uprawnienia do kształcenia kadr ZHP oraz zapewnić mu warunki do wykonywania tych uprawnień;
  • zamieścić wzmiankę o nim w prowadzonej dokumentacji statutowej, tj. w uchwałach, decyzjach, rozkazach i sprawozdaniach;
  • zapewnić Twojemu dziecku bezpieczeństwo w trakcie zbiórek, biwaków, obozów i wszelkich form działalności drużyny bądź gromady zuchowej, w związku z tym prosimy Cię i zobowiązujemy Cię do podania i bieżącej aktualizacji informacji o stanie zdrowia Twojego dziecka: przyjmowanych lekach, chorobach, alergiach pokarmowych!

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest niezbędność do wykonania umowy, która zostaje zawarta z chwilą przystąpienia do ZHP i której treść wynika przede wszystkim z brzmienia Statutu ZHP oraz przepisów i regulaminów ZHP (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Natomiast podstawą prawną przetwarzania danych osobowych dotyczących stanu zdrowia Twojego dziecka, przyjmowanych przez dziecko leków lub jego alergii pokarmowych jest uprawniona działalność prowadzona z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez ZHP jako stowarzyszenie o celach światopoglądowych (art. 9 ust. 2 litera d RODO).
Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli wystawić dowody opłacenia przez nie składek członkowskich oraz prowadzić księgi rachunkowe na podstawie tych dowodów. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli zapewnić mu warunki do korzystania z pomocy świadczonej przez ZHP na rzecz osób z niepełnosprawnościami w ramach drużyn Nieprzetartego Szlaku. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest uprawniona działalność prowadzona z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez ZHP jako stowarzyszenie o celach światopoglądowych (art. 9 ust. 2 lit. d RODO).
Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli:
  • przyznać mu wyróżnienia i nagrody za osiągnięcia w pracy w ZHP
  • zapewnić wymianę informacji dotyczącej kadry instruktorskiej pomiędzy poszczególnymi chorągwiami oraz ZHP
Jako Administratorzy wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w powyższych celach, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających na:
  • promowaniu wartości zawartych w Prawie Harcerskim,
  • budowaniu kadry instruktorów ZHP,
  • wspieraniu i rozwijaniu działalności ZHP,
  • prowadzeniu kronik ruchu harcerskiego.
Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli:
  • rozpatrzyć i załatwić zgłoszone skargi, wnioski lub postulaty,
  • umożliwić Twojemu dziecku udział w konkursach i szkoleniach organizowanych przez ZHP i Chorągwie, a następnie w celu przyznania nagród i certyfikatów, a także ogłoszenia wyników,
  • jeśli zajdzie taka potrzeba, umożliwić Twojemu dziecku korzystanie z naszych świetlic.
Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w powyższych celach, abyśmy mogli umożliwić mu korzystanie z działań ZHP w pełnym zakresie. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne w celu organizacji wypoczynku, który podlega przepisom ustawy o systemie oświaty, a w szczególności w celu:
  • podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu dziecka do udziału w wypoczynku,
  • potwierdzenia prawa dziecka do świadczeń opieki zdrowotnej,
  • zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka w trakcie trwania wypoczynku, w tym zapewnienia dziecku dostępu do opieki zdrowotnej,
  • prowadzenia wymaganej prawem dokumentacji, w tym karty kwalifikacyjnej oraz protokołu powypadkowego,
  • informowania rodziców lub opiekunów oraz właściwych organów (kuratora oświaty, prokuratora, państwowego inspektora sanitarnego) o wypadku z udziałem dziecka.
Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży na mocy przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Jednakże podstawą prawną wykorzystania danych osobowych na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka jest wyraźna zgoda (podstawa prawna przewidziana w art. 9 ust. 2 lit. a RODO w zw. z ustawą o systemie oświaty), o której udzielenie zwracamy się poniżej.
Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne w celu organizacji wypoczynku, który nie podlega przepisom ustawy o systemie oświaty, tj. obozu, kolonii zuchowej, biwaku, kursu, rajdu, zlotu, zimowiska, a w szczególności w celu:
  • podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu dziecka do udziału w formie pracy,
  • zapewnienia udziału dziecka w formie pracy,
  • zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka w trakcie trwania formy pracy, w tym zapewnienia dziecku dostępu do opieki zdrowotnej,
  • prowadzenia dokumentacji formy pracy,
  • w celu nawiązania kontaktu z rodzicami lub opiekunami w istotnych sprawach dotyczących dziecka, w tym w celu poinformowania rodziców lub opiekunów o wypadku lub chorobie dziecka.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w celu jego zakwalifikowania i zapewnienia mu udziału w formie pracy jest zgoda (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. a RODO), o której udzielenie zwracamy się poniżej. Natomiast podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w celu zapewnienia jego bezpieczeństwa i ochrony zdrowia jest wyraźna zgoda (podstawa prawna przewidziana w art. 9 ust. 2 lit. a RODO), o której udzielenie zwracamy się poniżej.
Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w celu nawiązania kontaktu z rodzicami lub opiekunami w istotnych sprawach dotyczących dziecka jest ochrona żywotnych interesów dziecka (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. d RODO);
Ponadto wykorzystujemy dane osobowe dziecka w celu obrony przed roszczeniami o naprawienie szkody na osobie lub majątku dziecka (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f oraz w art. 9 ust. 2 lit. f RODO).
Ponadto wykorzystujemy wizerunek Twojego dziecka, abyśmy mogli na podstawie dokumentacji fotograficznej różnych przejawów życia harcerstwa opracować materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne i rozpowszechniać te materiały oraz publikować je na stronach internetowych i w mediach społecznościowych. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Ponadto wykorzystujemy dane osobowe dotyczących zdrowia Twojego dziecka, aby móc zapewnić mu bezpieczeństwo podczas realizowanych przez nas zadań. Dane przechowujemy przez rok pracy drużyny bądź gromady zuchowej. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest uprawniona działalność prowadzona przez stowarzyszenie z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez stowarzyszenie (art. 9 ust. 2 lit. d RODO).
Komu ujawniamy dane osobowe Twojego dziecka?
Nie ujawniamy danych osobowych Twojego dziecka innym osobom, organizacjom lub organom z wyjątkiem:
  • biur świadczących na naszą rzecz usługi rachunkowe,
  • organów władzy publicznej uprawionych do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami,
  • jednostkom z nami współpracującym, na podstawie umów powierzenia danych osobowych,
  • w przypadku organizacji wypoczynków i innych form pracy dane udostępniamy także lekarzom, pielęgniarkom i ratownikom medycznym oraz innym osobom udzielającym świadczeń opieki zdrowotnej.
  • Ponadto ujawniamy dane osobowe Twojego dziecka dostawcom interaktywnych formularzy: TJSOFT Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach ("Zgłoszenia24") oraz Microsoft Corporation z siedzibą w Redmont, Stany Zjednoczone Ameryki Północnej ("Microsoft Forms"). Dostawcy wykorzystują dane osobowe Twojego dziecka, działając wyłącznie w naszym imieniu i na nasze polecenie jako podmioty przetwarzające.
  • Microsoft Corporation ma siedzibę poza terytorium EOG. Pomimo tego Microsoft Corporation daje gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają z uczestnictwa w programie "Tarcza Prywatności" ustanowionym na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA.
Jak długo przechowujemy dane osobowe Twojego dziecka?
Dane osobowe Twojego dziecka, zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w toku jego udziału w różnych formach pracy harcerskiej, przechowujemy przez okres trwania członkostwa w ZHP oraz przez wskazany poniżej okres po ustaniu członkostwa:
  • w odniesieniu do danych osobowych zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP oraz protokołach posiedzeń władz ZHP, a także w rozkazach drużynowego lub kierującego podstawową jednostką organizacyjną ZHP, stanowiących materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego – do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP;
  • w odniesieniu do danych osobowych dotyczących skazań na kary organizacyjne – do czasu zatarcia skazania z mocy Statutu ZHP, tzn. przez 2 lata (w przypadku wymierzenia kary upomnienia lub nagany), przez lub 4 lata (w przypadku wymierzenia kary pozbawienia praw członkowskich) (w zależności od rodzaju wymierzonej kary) albo przez 10 lat (w przypadku wymierzenia kary wykluczenia z ZHP) od prawomocnego ukarania;
  • w odniesieniu do danych osobowych zawartych we wnioskach o przyznanie wyróżnienia lub nagrody – przez 2 lata od podjęcia decyzji o przyznaniu lub nieprzyznaniu wyróżnienia lub nagrody;
  • w odniesieniu do danych osobowych zawartych w księgach rachunkowych i dowodach – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiła płatność;
  • W odniesieniu do danych osobowych zawartych w karcie kwalifikacyjnej, w celu wywiązania się z obowiązku ciążącego na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży na mocy przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty przechowujemy dane osobowe Twojego dziecka przez okres 5 lat od dnia usunięcia zgłoszenia z bazy wypoczynku prowadzonej przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania.
  • W odniesieniu do danych osobowych zbieranych na potrzeby wyjazdów nie podlegających ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty przechowujemy dane osobowe Twojego dziecka przez okres 3 lat od zakończenia formy pracy. Jeżeli dziecko nie zostanie zakwalifikowane do udziału w formie pracy, wówczas usuniemy dane niezwłocznie po podjęciu decyzji o niezakwalifikowaniu.

Ponadto Twoje dane osobowe obejmujące Twój wizerunek, zawarty w opracowanych przez nas materiałach edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych rozpowszechniamy przez 5 lat. Następnie przechowujemy je w celach archiwalnych.
Dane przetwarzane na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu przetwarzamy do momentu cofnięcia zgody lub złożenia sprzeciwu, który zostanie uwzględniony przez administratora (ZHP lub Chorągiew).
Pomimo ustania członkostwa Twojego dziecka w ZHP przetwarzamy dane zbiorcze, niemające charakteru osobowego, w celu opracowania statystyk i innych zbiorczych informacji dotyczących liczebności i działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych ZHP.
Jakie prawa przysługują Twojemu dziecku?
Masz prawo w każdej chwili:
  • wycofać zgodę na rozpowszechnianie materiałów edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych zawierających wizerunek dziecka utrwalony na zdjęciach; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku dziecka przed jej wycofaniem;
  • wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na szczególną sytuację dziecka – ochrona jego interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując te dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je.
Ponadto, masz prawo do żądania:
  • dostępu do danych osobowych dziecka, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy dane osobowe dziecka, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy;
  • sprostowania danych osobowych dziecka, gdy są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne;
  • usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych dziecka, jeżeli:
    • dane osobowe dziecka przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem
    • cofnąłeś/cofnęłaś zgodę na wykorzystanie danych osobowych dziecka
    • wniosłeś/wniosłaś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu,
  • ograniczenia wykorzystania danych osobowych dziecka, tj. zażądać, abyśmy zaprzestali ich wykorzystania (nie dotyczy to jednak przechowywania danych osobowych dziecka) w sytuacjach, gdy:
    • kwestionujesz prawidłowość danych osobowych,
    • kwestionujesz zgodność z prawem wykorzystania przez nas danych osobowych,
    • nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przysługujących dziecku,
    • wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka;
  • otrzymania danych osobowych dziecka w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe dziecka zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych dziecka przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP).

Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem Twoich danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.
Informacje dla rodziców i opiekunów
Drogi rodzicu, drogi opiekunie,
Razem z niniejszą klauzulą informacyjną otrzymałeś również klauzulę przeznaczoną dla Twojego dziecka/podopiecznego. Dotyczy ona wykorzystywania danych osobowych dziecka/podopiecznego i została zredagowana z uwzględnieniem jego dojrzałości i stopnia rozwoju. Prosimy, abyś umożliwił dziecku/podopiecznemu zapoznanie się z przeznaczoną dla niego klauzulą. Prosimy ponadto, abyś odpowiadał na pytania dziecka/podopiecznego dotyczące wykorzystywania jego danych osobowych oraz przysługujących mu praw, w oparciu o informacje zawarte w niniejszej klauzuli.
Pamiętaj o tym, aby przed wyrażeniem zgody na przetwarzania jego danych osobowych lub przed wykonaniem przysługujących mu praw zapytać dziecko/podopiecznego o zdanie i w miarę możliwości uwzględnić jego rozsądne życzenia.
Ponadto, pragniemy poinformować, że w związku ze złożeniem przez Ciebie oświadczenia o przystąpieniu dziecka do ZHP oraz wykonywaniem przez Ciebie praw przysługujących Twojemu dziecku/podopiecznemu wykorzystujemy Twoje dane osobowe:
  1. w związku z reprezentowaniem Twojego dziecka. W tym w celu weryfikacji umocowania do działania w imieniu dziecka/podopiecznego wynikającego z władzy rodzicielskiej lub opieki;
  2. w celu nawiązania z Tobą kontaktu w istotnych sprawach dotyczących Twojego dziecka.
Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek wynikający z przepisów prawa w zakresie reprezentowania osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych (Kodeks cywilny) oraz dotyczących wykonywania władzy rodzicielskiej (Kodeks rodzinny i opiekuńczy) (art. 6 ust. 1 pkt b RODO). Wykorzystujemy dane osobowe w powyższych celach do czasu ustania członkostwa dziecka/podopiecznego w ZHP lub do zastąpienia tych danych przez dziecko, po osiągnięciu przez nie pełnoletności, danymi kontaktowymi innej osoby.
Przysługujące Ci prawa zostały opisane powyżej.

Możesz w dowolnym momencie wycofać wyrażoną zgodę, kontaktując się w tym celu z ZHP/Chorągwią albo bezpośrednio z wyznaczonym przez ZHP/Chorągiew inspektorem ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

1. Zgoda na wykorzystanie danych osobowych na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia:
Wyrażam zgodę na wykorzystanie danych osobowych mojego dziecka/podopiecznego, podanych przeze mnie w karcie kwalifikacyjnej, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej w trakcie organizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży lub w trakcie formy pracy jednostek ZHP lub Chorągwi innej niż wypoczynek dzieci i młodzieży.
2. Zgoda na udział w różnych formach aktywności organizowanych przez ZHP:
Wyrażam zgodę na wykorzystanie danych osobowych mojego dziecka podanych przeze mnie w Zgodzie na przynależność dziecka do ZHP oraz w trakcie trwania jego członkostwa w ZHP, w celu umożliwienia mojemu dziecku przez Związek Harcerstwa Polskiego lub przez Chorągwie:
  • rozpatrzenia i załatwienia zgłoszonych przez nie skarg, wniosków lub postulatów,
  • umożliwienia mu udziału w konkursach i szkoleniach organizowanych przez ZHP lub Chorągwie, a następnie w celu przyznania mu nagród i certyfikatów, a także ogłoszenia wyników,
  • jeśli zajdzie taka potrzeba, umożliwienia mu korzystania ze świetlic prowadzonych przez ZHP lub Chorągwie.

Część F.

Czuwaj!
Pragniemy Wam powiedzieć, czym jest prywatność i w jaki sposób zamierzamy ją chronić. Dlaczego warto to wiedzieć? Ponieważ ten, kto więcej wie, więcej może. Dzięki temu, co pragniemy powiedzieć, będziecie mogli poznać i upomnieć się o swoje prawa. Użyć ich w obronie przed nadmierną ciekawością innych ludzi.
A więc cóż to takiego prywatność? Prywatność jest wszystkim tym, co mieszka w Waszej głowie:
  • tym, kim jesteście,
  • tym, czego pragniecie i o czym marzycie,
  • tym, co w sobie lubicie i tym, co chcielibyście w sobie zmienić,
  • tym, co czujecie do innych ludzi,
  • tym, co myślicie o świecie,
  • a także tym, co wiecie i umiecie.
Wszystko to są Wasze prywatne sprawy.
O wielu prywatnych sprawach mówicie swoim koleżankom i kolegom. Mówicie na przykład, ile macie lat, jak się wabi Wasz pies, jaki jest Wasz ulubiony kolor. Są jednak i takie sprawy, o których mówicie tylko rodzicom i najbliższym przyjaciołom, na przykład o tym, czego się boicie.
Każdy z Was ma prawo trzymać swoje prywatne sprawy w tajemnicy. Pragnąc podzielić się swoją tajemnicą zwykle wybieracie takich przyjaciół, na których możecie niezawodnie polegać. Takim właśnie przyjacielem pragnie być dla Was Związek Harcerstwa Polskiego (w tym wszystkie chorągwie).
Zdajemy sobie sprawę z odpowiedzialności, jaka na nas ciąży w związku z tym, czego się o Was dowiadujemy. Przecież na naszych oczach rozwijacie się i dorastacie. Stajecie się dzielnymi zuchami, przykładnymi harcerzami i wzorowymi instruktorami. Zdobywacie umiejętności przydatne w życiu harcerskimi i poza nim. Dzielicie się z innymi tym, czego sami się nauczyliście. Wreszcie, bierzecie udział w kierowaniu działalnością hufca, chorągwi, a nawet całego Związku Harcerstwa Polskiego. Ponadto baczymy, abyście w życiu harcerskimi i poza nim zachowywali się tak, jak na zuchów i harcerzy przystało. Abyście pozostali wierni prawu i obietnicy zucha, a także prawu i przyrzeczeniu harcerskiemu.
Dlaczego pragniemy to wszystko wiedzieć? Otóż jest nam to potrzebne, abyśmy mogli:
  • przyjąć Was na członków Związku Harcerstwa Polskiego i na dowód tego wręczyć Wam odpowiednią legitymację lub książeczkę;
  • przydzielić Was do drużyny i zapewnić Wam udział w jej życiu, w tym uczestnictwo w biwakach, obozach i zimowiskach;
  • wspierać Was w przezwyciężaniu własnych słabości i niepełnosprawności;
  • wspierać Was w zdobywaniu sprawności, stopni harcerskich i stopni instruktorskich;
  • nagradzać Was za dobre uczynki, a za złe wyciągać konsekwencje;
  • prowadzić komputerową ewidencję zuchów i harcerzy;
  • wysłuchać Waszego głosu, ilekroć pragniecie coś zmienić i uczynić harcerstwo jeszcze lepszym.
Zapewniamy, że dowiadując się o Waszych prywatnych sprawach, postępujemy zgodnie z obowiązującym prawem. Wynika to przede wszystkim z tego, że Związek Harcerstwa Polskiego łączy z członkami szczególnie bliska więź (umowa), którą obowiązujące prawo w pełni uznaje.
O tym, w jaki sposób traktujemy Wasze prywatne sprawy, poinformowaliśmy szczegółowo Waszych rodziców. Jeżeli zatem przeczytaliście powyższą informację i pragniecie wiedzieć więcej, Wasi rodzice chętnie odpowiedzą na Wasze pytania. Możecie również sami uzyskać szczegółowe informacje pod adresem www.zhp.pl/rodo/.
Jeżeli uważacie, że my, Związek Harcerstwa Polskiego, jesteśmy zbyt ciekawscy albo z innych powodów nie podoba się Wam to, w jaki sposób traktujemy Wasze prywatne sprawy, nie bójcie się o tym powiedzieć. W pierwszej kolejności porozmawiajcie ze swoimi rodzicami. Następnie z ich pomocą skontaktujcie się z nami.

Oświadczenie rodzica/opiekuna prawnego potwierdzającego spełnienie kryteriów członkostwa w jednostkach NS ZHP

Ja, niżej podpisany(a) oświadczam, że moje dziecko spełnia co najmniej jedno z poniższych kryteriów członkostwa w jednostkach NS.

Kryteria członkostwa w jednostkach Nieprzetartego Szlaku:
  1. dzieci, młodzież lub dorośli posiadający orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, kształcący się i przebywający w specjalnych, integracyjnych i ogólnodostępnych: przedszkolach, szkołach podstawowych, gimnazjach, szkołach ponadgimnazjalnych oraz młodzieżowych ośrodkach wychowawczych, młodzieżowych ośrodkach socjoterapii, specjalnych ośrodkach szkolno-wychowawczych, specjalnych ośrodkach wychowawczych, szkołach zorganizowanych w zakładach opieki zdrowotnej,
  2. dzieci i młodzież z zakładów wychowawczych i poprawczych, kuratorskich ośrodków pracy z młodzieżą i ośrodków socjoterapeutycznych,
  3. dzieci, młodzież i dorośli zamieszkujący w domach pomocy społecznej,
  4. uczestnicy warsztatów terapii zajęciowej skupiających dorosłe osoby niepełnosprawne,
  5. pensjonariusze ośrodków wychowawczych,
  6. osoby, wobec których orzeczono niepełnosprawność, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Zgoda na udział w badaniach

Ponadto, jeśli wyrazisz zgodę, chcemy wykorzystać Twój adres e-mail, aby móc przesłać Ci ankietę, która posłuży do przeprowadzenia badań na temat działalności ZHP w opinii rodziców oraz analizy potrzeb i oczekiwań rodziców względem naszej organizacji. Podstawą prawną wykorzystania Twoich danych osobowych w powyższym celu jest Twoja wyraźna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Zgoda na udział w badaniach:
Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez współadministratorów moich danych osobowych w postaci podanego adresu e-mail. Na podstawie niniejszej zgody współadministratorzy mogą wykorzystywać moje dane osobowe w celu przesyłania mi ankiet celem wypełnienia.




Dodatkowe informacje znajdują się w załączniku do zgody dostępnym tutaj.